👋 Dopiero zaczynasz przygodę z Mailtrap? Obejrzyj nasze 5-minutowe wideo 🎥 z przeglądem działania Email API/SMTP.

Najważniejsze zasady: Złote reguły dostarczalności e-maili

Wysyłaj oczekiwaną treść o oczekiwanych porach

• Wysyłaj e-maile tylko do odbiorców, którzy jawnie wyrazili zgodę na ich otrzymywanie
• Zachowaj spójność w harmonogramie wysyłki
• Dopasuj treść do oczekiwań subskrybentów

Stawiaj na jakość, nie ilość

• Skup się na zaangażowanych odbiorcach
• Usuwaj nieaktywne adresy z listy subskrybentów
• Stawiaj na jakość listy mailingowej, a nie jej wielkość

Nie wysyłaj niezamówionych wiadomości (cold outreach)

• Unikaj kampanii cold mailingowych — są uznawane za SPAM
• Przestrzegaj wytycznych Mailtrap, które zabraniają wysyłki do niezaproszonych odbiorców
• Wysyłaj tylko do zweryfikowanych subskrybentów, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie wiadomości

Zabezpiecz wszystkie formularze na stronie

• Dodaj CAPTCHA do każdego formularza
• Zapobiegaj rejestracjom generowanym przez boty
• Waliduj dane wprowadzane w formularzach

Stosowanie tych kluczowych zasad pomoże Ci uniknąć najczęstszych problemów z dostarczalnością. Jeśli chcesz zgłębić temat, zapoznaj się z kolejnymi sekcjami tego przewodnika.

Podstawy: Konfiguracja techniczna

Uwierzytelnianie domeny:

• Skonfiguruj poprawnie rekordy SPF i DMARC, upewniając się, że nie ma wpisów konfliktowych.
• Z Mailtrap nie musisz się tym przejmować – wszystko jest skonfigurowane.
• Ustaw poprawne rekordy A i MX dla swojej domeny (np. za pomocą Cloudflare, Google Workspace lub innych dostawców).
• Rozważ użycie osobnych subdomen dla e-maili marketingowych i transakcyjnych (np. email.twojadomena.com dla marketingu, powiadomienia.twojadomena.com dla transakcji)
• Zweryfikuj własność domeny poprzez Google Postmaster Tools dla ulepszonego monitorowania dostarczalności.

Wskazówka: Udostępnij dostęp do podglądu swojego panelu Google Postmaster Tools zespołowi wsparcia Mailtrap w celu dodatkowego monitorowania dostarczalności (dotyczy planów Business i wyższych).

Zabezpieczenie formularzy:

• Wdrożenie ochrony CAPTCHA we wszystkich formularzach, w tym:
  • Formularze zapisu na newsletter
  • Formularze rejestracji użytkownika
  • Formularze kontaktowe
  • Formularze resetowania hasła
• Korzystaj ze sprawdzonych rozwiązań CAPTCHA:
  • Google reCAPTCHA
  • hCAPTCHA
  • Cloudflare Turnstile
• Rozważ dodatkowe środki bezpieczeństwa:
  • Wdróż pola typu honeypot (niewidoczne pola zaprojektowane tak, aby pozostały puste i łapały boty)
  • Dodaj weryfikację czasu wypełnienia formularza (pozwala blokować zgłoszenia wypełnione w czasie krótszym niż 1 sekunda)
  • Ograniczaj liczbę zgłoszeń na jeden adres IP

Zarządzanie listą mailingową

• Regularnie oczyszczaj swoje listy, usuwając:
  • Adresy e-mail typu role-based (np. admin@, info@, sales@, support@)
  • Jednorazowe (tymczasowe) adresy e-mail
  • Błędnie zapisane domeny e-mail (np. example@gmial.com)
  • Nieprawidłowe adresy e-mail
• Korzystaj z usług weryfikacji adresów e-mail przed wysyłką kampanii, takich jak:
  • ZeroBounce
  • Bouncer
  • Lub podobnych alternatyw
• Wprowadź politykę usuwania nieaktywnych subskrybentów (sunset policy):
  • Ustal próg nieaktywności (np. brak otwarć przez 6 miesięcy)
• Wysyłaj kampanie reaktywacyjne
• Usuwaj odbiorców, którzy stale pozostają nieaktywni

Budowanie tożsamości nadawcy

• Używaj angażujących adresów nadawcy:
  • Zamiast “no-reply@firma.com” postaw na adresy takie jak: “newsletter@firma.com”, “updates@firma.com”, “team@firma.com”
• Formatuj nazwę nadawcy w profesjonalny sposób:
  • Używaj nazw takich jak „John z Firma” john@firma.com i „”Newsletter firmowy„ newsletter@firma.com”
  • Unikaj (jeśli to możliwe) formatu “NIE ODPOWIADAJ” no-reply@firma.com
• Monitoruj adresy odpowiedzi:
  • Skonfiguruj automatyczne odpowiedzi dla wiadomości marketingowych
  • Przekieruj odpowiedzi subskrybentów do zespołu wsparcia
  • Śledź zaangażowanie w odpowiedziach dla metryk dostarczalności

Tworzenie treści

Struktura wiadomości

• Temat wiadomości
  • Dodaj nazwę firmy – zwiększa rozpoznawalność
  • Utrzymaj długość poniżej 50 znaków
  • Używaj formatów takich jak “[Nazwa Twojej firmy]: Nowości produktowe – listopad”
  • Unikaj słów i fraz wyzwalających filtry spamu, takich jak “NIESAMOWITA OFERTA!!! NIE PRZEGAP!!!”
• Tekst pre-header (tekst podglądu):
  • Utrzymaj długość na poziomie: 40-130 znaków
  • Uzupełniaj temat wiadomości, nie powielaj go
  • Używaj formatów takich jak „Zobacz, co nowego w naszej najnowszej wersji – w tym długo wyczekiwane funkcje”
• Treść e-maila:
  • Pisz krótkie, łatwe do szybkiego przyswojenia treści
  • Skup się (jeśli to możliwe) na jednym głównym komunikacie
  • Dołącz jasne i przekonujące wezwanie do działania (CTA)
  • Unikaj słów, które mogą uruchamiać filtry antyspamowe i nadmiernej interpunkcji
  • Zadbaj o czytelność na urządzeniach mobilnych

Wysyłanie e-maili

Stopniowe skalowanie

Buduj swoją reputację nadawcy ostrożnie i z wyczuciem:

• Zacznij od wysyłki 200 e-maili dziennie, a następnie stopniowo zwiększaj liczbę wysyłek każdego dnia i tygodnia
• Skup się na najbardziej zaangażowanych subskrybentach (czyli tych, którzy wchodzili w interakcję z Twoimi wiadomościami w ciągu ostatnich 30 dni)
• Zwiększaj wolumen o 25–30% co kilka dni
• Monitoruj współczynnik odrzuceń (bounce rate) — utrzymuj go poniżej 2%

Wskazówka: Masz pytania? Zespół ekspertów ds. dostarczalności Mailtrap chętnie Ci pomoże. Pomoc jest dostępna w planie Business i wyższych.

Komunikacja oparta na zaangażowaniu

• Segmentuj swoje listy według poziomów zaangażowania odbiorców:
  • Bardzo zaangażowani – otwarcia/kliknięcia w ciągu ostatnich 30 dni
  • Umiarkowanie zaangażowani – otwarcia/kliknięcia w ciągu ostatnich 90 dni
  • Zagrożeni utratą zaangażowania – brak otwarć/kliknięć przez 90–180 dni
  • Nieaktywni – brak otwarć/kliknięć przez ponad 180 dni

Wskazówka: Jeśli Twoja sytuacja na to pozwala, unikaj wysyłania wiadomości do segmentu nieaktywnych odbiorców.

• Wprowadź podwójną zgodę na subskrypcję (double opt-in):
  • Po zapisie od razu wyślij e-mail z potwierdzeniem
  • Zamieść w wiadomości jasne instrukcje potwierdzające
  • Ustaw czas ważności linku potwierdzającego (zalecane: 24–48 godzin)
• Ułatw anulowanie subskrypcji:
  • Dołącz opcję rezygnacji jednym kliknięciem w każdym e-mailu
  • Podaj link do centrum preferencji, by umożliwić zmianę częstotliwości
  • Dodaj jasny komunikat potwierdzający wypisanie z listy mailingowej

Praktyki zabronione

Zadbaj o dobrą reputację swojego konta Mailtrap:

• Nie wysyłaj kampanii typu cold mailing
• Nie korzystaj z kupionych ani wynajętych list mailingowych
• Nie używaj wprowadzających w błąd tematów ani treści wiadomości
• Nie próbuj omijać filtrów antyspamowych przez manipulowanie treścią

Utrzymanie: monitoring i audyty

• Korzystaj z Google Postmaster Tools:
  1. Odwiedź stronę Google Postmaster Tools
  2. Dodaj i zweryfikuj swoją domenę
  3. Uzyskaj wgląd w:
     • Wskaźnik spamu
     • Reputację domeny
     • Reputację adresu IP
     • Błędy dostarczenia
     • Wyniki uwierzytelniania
• Monitoruj kluczowe wskaźniki:
  • Współczynnik odrzuceń (bounce rate) – utrzymuj poniżej 5%
  • Zgłoszenia spamu – utrzymuj poniżej 0,1%
  • Wskaźnik otwarć – średnia branżowa dla maili masowych: 15–25%
  • Wskaźnik kliknięć (CTR) – średnia branżowa: ok. 2,5%
• Weryfikuj ustawienia uwierzytelniania SPF, DKIM i DMARC
• Testuj formatowanie wiadomości w różnych klientach i na różnych urządzeniach
• Zapewnij zgodność z wytycznymi Google dla nadawców wiadomości e-mail
• Zapewnij zgodność z CAN-SPAM, RODO i innymi regulacjami

Wskazówka: Traktuj dostarczalność e-maili jako ciągły proces, który wymaga regularnej uwagi i dostosowań. Testuj, monitoruj i optymalizuj swoje działania na podstawie danych oraz zaangażowania odbiorców.

Przydatne informacje Mailtrap

• Jak Przenieść się do Mailtrap
• Mailtrap vs SendGrid
• Mailtrap vs Mailgun
• Mailtrap vs usługa e-maili transakcyjnych Mailchimp
• Mailtrap vs Amazon SES
• Mailtrap vs usługa e-maili transakcyjnych HubSpot

Dodatkowe materiały

• Wytyczne Google dla nadawców masowych wiadomości (Gmail Bulk Sender Guidelines)
• Dokumentacja dotycząca uwierzytelniania e-maili
• Dokumentacja Google Postmaster Tools
• Dokumentacja reCAPTCHA
• Dokumentacja hCAPTCHA
• Dokumentacja Cloudflare Turnstile
• Przewodnik po konfiguracji e-maili w Google Workspace
• Przewodnik po konfiguracji e-maili w Cloudflare